Artículo de Ana Vicente: Los Recursos Humanos frente a la LOPD
Cuando hablamos del mundo de la protección de datos, vemos que está en continuo desarrollo, en continuo cambio, al igual que nuestra sociedad. Eso hoy en día está bien pues es la mejor manera de adaptarnos a las situaciones que en cada momento existan pero cuando al cumplimiento de las leyes nos referimos podemos tener un problema puesto que se convierte en tarea casi imposible el estar actualizados.
La Ley Orgánica de Protección de Datos (en adelante LOPD) está presente en todos y cada uno de los departamentos que forman las empresas puesto que siempre habrá datos que proteger. Ahora bien, cuando nos referimos a los Recursos Humanos debemos hilar muy fino.
Hasta ahora se ha tratado dicho departamento como uno más, cuidado pues para la realización de las labores correspondientes a este departamento se puede tener acceso a datos de carácter personal llegando incluso a calificarse alguno de ellos como “especialmente protegidos”, lo que requeriría un tratamiento especial así como la aplicación de las medidas de seguridad que la ley fija para cada nivel, siempre en función de que datos se esté manejando.
Me gustaría poder explicaros con más detenimiento el procedimiento que debería seguir cualquier departamento de Recursos Humano en cuanto a la LOPD pero es una ardua tarea y necesitaríamos muchos más tiempo para hacerlo. Por ello lo que voy a hacer es destacar los principales pilares de la LOPD a tener en cuenta cuando al departamento de recursos humanos nos referimos.
El primero de los pilares será el Derecho a la Información, este derecho se deberá dar siempre en la recogida de datos y viene marcado por artículo 5 de la LOPD. Nos referimos a que cuando se lleve a cabo una selección de personal deberemos darles un documento elaborado específicamente para informar a los candidatos de para que se están recogiendo sus datos y que se va a hacer con ellos posteriormente. A modo de ejemplo, si la recogida se lleva a cabo mediante formularios que forman parte de la página web de las empresas, también se deberá informar a los candidatos previamente a la recogida y éstos deberán de aceptar y consentir la finalidad que se le vaya a dar a dichos datos antes de continuar con la introducción de los mismos. Cuando se procede a informar, les comunicaremos también la existencia y posibilidad de ejercer los derechos arco (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición).
El segundo de los pilares será el Principio de Calidad de los datos, los datos serán exactos, pertinentes y no excesivos. Los datos que recojamos deberán ser los justos y necesarios para desarrollar la función que tenemos asignada, es decir, nunca recabaremos más datos de aquellos que necesitemos para el fin que nos ocupe y siempre enmarcándolos en el contexto de la relación laboral. Este principio debemos hacerlo extenso a todos los ámbitos. Continuando con la relación laboral que nos ocupa veamos un ejemplo: si la empresa quiere felicitar a los empleados en fechas señaladas o enviarles publicidad, previamente deberá recoger autorización específicamente para ello, no será suficiente la genérica o la justificación de la relación laboral existente.
Y por último, aunque no menos importante el Deber de Secreto, éste se dará desde el momento mismo en que el empleado firma el contrato, empieza a formar parte de la empresa y tiene acceso a toda la información que circula por la misma. Es por ello, por ese acceso a datos manejados por la empresa, por lo que se debe guardar secreto profesional, de hecho la posibilidad de revelar datos secretos por cualquier persona que los maneje está contemplado también en el Código Penal, en el art. 197 siempre que esa obtención de datos se realice sin consentimiento del interesado y puede desencadenas en pena de prisión de entre tres y cinco años.
Hoy en día las redes sociales están ganando terreno a las relaciones sociales y laborales que venían siendo habituales hasta la fecha. De lógica es que este comportamiento se ha extendido también al funcionamiento de los Recursos Humanos, por lo que deberemos tenerlas en cuenta en los procedimientos que desde éste departamento llevemos a cabo.
Las redes sociales son utilizadas cada vez más a menudo para cualquier tipo de acción, esto nos lleva a poder afirmar que la mayoría de candidatos entre los que vamos a tener que escoger tiene un perfil en varias redes sociales. Esta nueva manera de actuar nos lleva a encauzar las indagaciones en dirección a las mismas para poder averiguar más datos de los candidatos, cuando esta práctica se hace de modo legal, mayoritariamente buscando en LinkedIn u otras redes profesionales podríamos decir que no hay problema, siempre y cuando el titular de los datos nos otorgue consentimiento para ello. Ahora bien, se están llevando a cabo prácticas enmarcables en acciones que un buen profesional no llevaría nunca a cabo, tales como solicitarle al candidato la clave de sus redes sociales para poder ver sus perfiles, gustos, opiniones,…. Evidentemente en estos casos, aunque se cuente con el consentimiento de los titulares nos encontraremos ante una ilegalidad puesto que podríamos ver datos que el titular no ha querido hacer públicos y por lo tanto no tendremos derecho a acceder a ellos. Incluso si queremos ir más allá puede conllevar la suplantación de identidad del individuo situación que sería delictiva. Por ello y por las convicciones de cada uno, estas prácticas no deberían de realizarse pues atentan contra la intimidad de los candidatos.
Esta práctica, ver las redes sociales profesionales (LinkedIn), sería lícita siempre que accedamos únicamente a aquellos datos que son públicos y siempre en una medida proporcional a la necesidad para saber si el candidato es el adecuado para el puesto y si los datos profesionales son los que nos interesan.
Por último hacer una reflexión. Un buen experto en Recursos Humanos nunca empleará medios ilícitos a la hora de desempeñar su trabajo, pero debéis ir con cuidado. Igual que he destacado algunos de los pilares básicos, son muchas las medidas que debéis llevar a cabo a la hora de cumplir con la LOPD debido a la posibilidad de acceso a datos de nivel alto y al continuo manejo de los mismos. Por ello debéis exigir que el cumplimiento de la LOPD en los departamentos de recursos humanos sea una realidad pues los responsables somos todos, en un futuro pueden ser tus datos los que necesiten ser protegidos.
FUENTE:Rhmedia.es Revista digital de recursos humanos